Цель кодекса этики – формировать практику бизнеса, которая основана на основных этических принципах и помогает работникам находить ответы на вопросы, связанные с различными этическими дилеммами.
Включенные в кодекс этические принципы и нормы являются обязательными для работников в их отношении к работе, взаимной коммуникации, а также в отношениях с государственными и негосударственными учреждениями и бизнес-партнерами.
Основными ценностями компании являются: честность и справедливость, ответственность, откровенность, лояльность, профессионализм, уважение, открытость, вежливость и энтузиазм.
1.1. Честность и справедливость
1.1.1. В соответствии с законодательством Латвии обеспечивается прозрачность и доступность документов. Таким образом, клиентам и обществу открывается вся информация о компании, которая не является конфиденциальной.
1.1.2. Делопроизводство компании является объективным, точным и честным.
1.1.3. Работники добросовестно относятся к своим обязанностям, действуя принципиально в любом случае недобросовестных действий. Ни один бизнес-партнер не является настолько важным, чтобы компания переступала через свои основные принципы.
1.1.4. Компания поддерживает и стимулирует соблюдение высоких этических стандартов и честную конкуренцию, потому что хорошая репутация является предпосылкой к сотрудничеству. Таким образом компания также способствует укреплению и развитию своих стандартов и этических норм. В случае несоблюдения этих принципов компания может воздержаться от начала сотрудничества или приостановить уже начатое сотрудничество.
1.1.5. Оплата труда соответствует уровню профессиональных знаний и опыта каждого работника. Работники с аналогичным образованием, опытом и навыками работы получают аналогичное вознаграждение.
1.1.6. Возможна дополнительная оплата выполненных рабочих обязанностей, если только она не имеет цели повлиять на мнение этого лица в какой-то конкретной ситуации.
1.1.7. Подделка документов при предъявлении своих академических и профессиональных документов или другие бесчестные действия запрещены.
1.1.8. При предъявлении дипломов или других документов аналогичного характера, а также при выполнении рабочих обязанностей, где поощрение полагается более чем одному работнику, это нужно признавать честно и объективно.
1.1.9. Заданные работниками вопросы и проблемные ситуации решаются честно и справедливо, но честно не всегда значит одинаково.
1.1.10. О любом юридическом обязательстве или нарушении в нерабочее время, если оно может повлиять на прямые рабочие обязанности, нужно немедленно сообщать руководству.
1.2. Ответственность
1.2.1. Работник получает заработную плату согласно определенным рабочим часам, установленным законодательством Латвии, а также социальное обеспечение и непротиворечивые условия труда, характерные для каждого подразделения компании (критерии включают в себя: шум, температуру на рабочем месте, вентиляцию, освещение, туалеты).
1.2.2. Менеджер поддерживает работников, транслируя им ценности компании и давая советы, а также активно вовлекая их в решение проблем до тех пор, пока работник не станет достаточно осведомленным и независимым.
1.2.3. Компания работает как единая команда для достижения общих целей. Менеджер доверяет своим подчиненным и наоборот, потому что результаты деятельности компании также зависят от готовности доверять друг другу и позволяют управлять процессом наиболее подходящему работнику.
1.2.4. Работники осведомлены о своих должностных инструкциях и условиях, а также о своем вкладе, поэтому они чувствуют личную ответственность за качество работы для достижения общих целей компании.
1.2.5. Работник должен выполнять свои обязанности профессионально, точно, аккуратно и своевременно, чтобы обеспечить эффективность и качество работы компании. Работники выполняют функции и принимают решения, соответствующие их уровню компетенции.
1.2.6. При исполнении своих обязанностей и в процессе принятия решений работники ограничивают свои личные интересы и внешние воздействия (интересы других лиц, политические, религиозные интересы или интересы социальных групп).
1.2.7. Каждый работник обязан ежедневно соблюдать этические стандарты, работать в соответствии с ними и совершенствовать их.
1.2.8. Каждый работник в свободное время имеет законное право быть членом различных клубов по интересам и ассоциаций по собственному усмотрению.
1.3. Лояльность
1.3.1. Работники верны целям деятельности и основным ценностям компании. Рабочие обязанности выполняются для повышения престижа своей профессии и предупреждения любых действий, которые могут быть нечестными и неэтичными.
1.3.2. Выполняя свои рабочие обязанности, а также в нерабочее время работники, а особенно руководство высшего уровня, действуют в соответствии с ценностями компании, чтобы сохранять и улучшать репутацию предприятия.
1.3.3. Лояльность означает не только выполнение порученных обязанностей и указаний, но и творческое соучастие, профессиональную поддержку и совет в отношениях с другими коллегами.
1.3.4. Строго запрещается приходить на работу под воздействием наркотиков, медикаментов и алкогольных напитков. Также строго запрещается прием этих веществ, торговля ими или их распространение на территории предприятия.
1.4. Профессионализм
1.4.1. Компания работает в соответствии с международными правовыми нормами, национальными законами, правилами и регламентами, которые распространяются на соответствующую отрасль предпринимательской деятельности, а также разрабатывает внутренние инструкции компании.
1.4.2. Работники заботятся о непрерывном повышении профессиональной квалификации и получении опыта: они предприимчивы, целеустремленны, проявляют инициативу, регулярно пополняют багаж своих профессиональных знаний, читая отраслевую литературу, посещая семинары и образовательные курсы, следят за процессами в соответствующей отрасли в Латвии и в мире, а также выдвигают предложения для улучшения и усовершенствования работы.
1.4.3. Компания предпочитает поддерживать и обучать работников, а не немедленно наказывать за неправильные действия. Работники просят совета у руководителя более высокого уровня или у соответствующе компетентного коллеги.
1.4.4. Работники и начальники поддерживают обоюдно хорошие отношения. Готовы регулярно давать и получать конструктивную и откровенную оценку.
1.5. Уважение
1.5.1. В компании соблюдаются права человека.
1.5.1.1. Ни один работник при выполнении своей работы не может страдать ни душевно, ни физически.
1.5.1.2. Работники могут свободно выражать свое личное мнение и на рабочем месте (если это не задевает честь коллег), и в свободное время (если это не разрушает репутацию компании).
1.5.1.3. Ни один работник не подвергается дискриминации по расовой и этнической принадлежности, религиозным взглядам, возрасту, половой принадлежности, сексуальной ориентации, политическим взглядам, семейному статусу, уровню доходов и инвалидности, если таковая имеется.
1.5.1.4. Оскорбительное поведение, в том числе запугивание, домогательства (внерегламентные отношения), насилие, а также распространение оскорбительных устных, печатных или электронных материалов строго запрещены.
1.5.1.5. Детский труд полностью запрещен.
1.5.2. Работники с уважением относятся к человеку с другим опытом и признают различия потенциалом компании.
1.5.3. Работники с уважением и одинаково относятся к любому коллеге независимо от занимаемой им должности в компании.
1.5.4. Руководство обеспечивает сохранение уважения к индивидуальности каждого работника.
1.5.5. С уважением относится к документам другого работника, связанным с его прямыми рабочими обязанностями. Их можно просматривать только после согласования с самим работником или руководством.
1.5.6. Работники защищают и собственность компании, и конфиденциальную информацию, не используя ее для достижения личных целей.
1.5.7. Работник предоставляет необходимую компании личную информацию, которая сохраняется конфиденциально и не публикуется. Ее публикация возможна только по предварительному согласованию с работником.
2.1. Чтобы избежать несовпадения мнений в публичном пространстве, на предприятии разработан порядок, как и когда работники выражают мнение компании в СМИ, перед инвесторами, аналитиками и консультантами из финансовой и других отраслей.
Ни один работник не может давать комментарии/выражать мнение компании в СМИ до того, как это будет согласовано с руководителем отдела отношений компании с общественностью. Комментарии инвесторам тоже можно давать только после согласования с отделом отношений компании с инвесторами.
2.2. Финансовая и другая информация компании, которая предоставляется СМИ, государственным учреждениям, обществу или в другом публичном пространстве, является полной, честной, четкой и понятной.
2.3. Работники воздерживаются от публичного выражения мнения, которое является противоположным или несовместимым с целями деятельности компании. При публичном выражении отличающейся позиции в каком-либо вопросе личное мнение должно четко и недвусмысленно отделяться от официального мнения компании.
2.4. Если произошло коммуникационное недоразумение внутри компании или в отношениях с партнерами, компания немедленно его устраняет, предоставляя подлинную информацию. Допускать ошибки, честно признавать их и обосновывать истину – это составляющая человеческих этических действий.
2.5. Упоминание недостоверной информации и очернение конкурентов строго запрещены.
3.1. Взаимоотношения также включают в себя ценности, описанные в разделе 1. Основные ценности и
в разделе 2. Этика коммуникации.
3.2. Работники сотрудничают с коллегами, оказывая и получая необходимую помощь в выполнении профессиональных обязанностей и не пользуются доверием коллег со злым умыслом.
3.3. Унижение коллег, публичная критика и циничное отношение недопустимы. На ошибки в рабочем процессе указывают лично. Оценивают работу коллеги, а не его личность или взгляды.
3.4. Работники избегают конфликтов, но если таковые возникают, решают их путем конструктивного сотрудничества. Работник уважает право каждого на собственное мнение, учитывает взгляды других, никого не оскорбляя и не обижая лично.
3.5. Работники отделяют личную жизнь от рабочих отношений и не используют рабочее время для решения проблем в личной жизни, если таковые возникли.
4.1. Если обнаружена возможность возникновения конфликта личных интересов или интересов компании с использованием вверенной работнику власти или использованием капитала или других ресурсов компании и получением личной выгоды, немедленно сообщить об этом руководителю или самостоятельно принять соответствующие решения, чтобы ликвидировать эту ситуацию.
4.2. При возникновении конфликта интересов работники информируют руководителя и прекращают участие в принятии решений, отказываются от выполнения таких рабочих обязанностей, которые связаны с личными интересами или интересами третьих лиц (имущественного или неимущественного характера).
4.3. Работники не имеют права принимать любую материальную или нематериальную выгоду и др. привилегии (пожертвования и подарки, кредиты или другие платежи от организации или частного лица), которые могут повлиять или вызвать сомнения в объективности выполнения какой-либо обязанности.
4.4. Работники не участвуют в таких частных мероприятиях, а также воздерживаются от таких подработок и совмещения должностей, которые мешают ответственно и профессионально выполнять свои должностные обязанности, а также могут вызвать подозрения относительно потенциальных, кажущихся или реальных конфликтов интересов.
4.5. Для нужд, не связанных с выполнением рабочих обязанностей, ресурсы компании в рабочее время используются в соответствии с разработанными внутренними правилами каждой компании.
В этом разделе упомянуты минимальные требования, которые компании следует соблюдать во время внедрения Кодекса Этики.
Если работник или партнер предприятия действует неэтично, работник может указать на написанное в Кодексе Этики и сказать: «Извините, я не могу так поступить, потому что в Кодексе Этики написано, что это запрещено».
5.1. Структура и ответственность в компании
5.1.1. Председатель правления в сотрудничестве с правлением компании, руководителем отдела качества, юристом и руководителем офиса разрабатывает Кодекс Этики и обеспечивает ресурсы на его внедрение.
5.1.2. Производственный директор, технический директор, коммерческий директор и финансовый директор отвечают за последовательное внедрение Кодекса Этики с своей структуре, полностью обеспечивая управление процессом.
5.1.3. Председатель правления должен добиться от работников понимания и доверия к необходимости Кодекса Этики, только так кодекс будет успешно работать на всех уровнях деятельности компании.
5.2. Обучение кодексу этики
5.2.1. Работникам компании, в том числе и руководителям, обеспечивается обучение Кодексу Этики.
5.2.2. Обучение происходит следующим образом:
5.2.2.1. Кодекс этики доступен в печатном виде на домашней странице предприятия и в локальном интранете, и работники осваивают его самостоятельно. В рамках этого обучения работники и в электронном виде, и в виде прямой коммуникации задают вопросы председателю правления или директору соответствующего структурного подразделения.
Работники компании могут обращаться с вопросами к руководителю отдела качества, юристу или руководителю офиса, которые помогают решать этические дилеммы. Информируют о «лучшей практике» компании, предлагают примеры, чтобы коллеги действительно поняли и в следующий раз уже сами нашли выход из аналогичных ситуаций.
5.2.2.2. Обучение также проводится отдельно по отделам (которые подчиняются соответствующему директору) или в подразделениях и цехах.
5.2.3. Председатель правления принимает решение относительно того, должен ли работник своей подписью заверить, что он ознакомился с Кодексом Этики, и этот документ служит приложением к трудовому договору, поэтому является неотъемлемой частью трудовых отношений, которую нужно очень строго соблюдать.
Новые работники должны проходить вводный курс обучения у руководителя структурного подразделения.
6.1. Каждый работник обязан выполнять свои рабочие обязанности в соответствии с Кодексом Этики компании, а также с другими правилами компании и разработанными руководствами.
6.2. Начальники своей позицией и действиями показывают пример работникам, а также отвечают на вопросы работников относительно этических дилемм, если таковые возникли.
6.3. Если кто-то наблюдает нарушения правил, об этом в компании сообщается непосредственному начальнику или директорам.
6.4. За поддержание действия механизма оповещения отвечает председатель правления. О нарушениях, связанных с правами человека и условиями труда, надо сообщать своему непосредственному начальнику, директору или председателю правления. Если вовлечен и руководитель, то нужно сообщить руководителю более высокого уровня. Возможен даже чрезвычайный созыв общего собрания владельцев. Председатель правления гарантирует, что не последует никакая дискриминация работника, сообщившего о нарушениях, или другое возмездие.
Существует 2 вида механизма оповещения: во-первых, о серьезных нарушениях ведущий работник может сообщить председателю правления во внутреннем интранете (Share point). Дело рассматривается на следующем собрании, посвященном отчету о работе компании, но в срочных случаях председатель правления действует незамедлительно.
В более простых ситуациях можно в письменной или в устной форме обратиться к своему непосредственному начальнику, руководителю отдела качества, руководителю офиса или юристу.
Сообщающему обеспечивается полная конфиденциальность.
6.5. Работники также в любое время могут попросить совета относительно Кодекса Этики у председателя правления, директоров, руководителя офиса, руководителя отдела качества или у юриста, а также могут указать на возможности его усовершенствования.
6.6. Разработан порядок урегулирования случаев несоблюдения Кодекса Этики или его серьезных нарушений.
Правила должны соблюдать все работники, а исключительные случаи оцениваются индивидуально. Несоблюдение какого-либо правила может быть акцептировано только по согласованию с правлением в порядке исключения. В свою очередь, представитель руководства компании может не соблюдать эти правила только по согласованию с правлением компании.
В случае нарушения применяются дисциплинарные штрафы вплоть до прекращения трудовых отношений. Более серьезные случаи нарушений могут повлечь за собой наступление гражданской или уголовной ответственности.
6.7. Новости о серьезных нарушениях распространяются по всей компании, чтобы уменьшить вероятность повторения таких случаев в будущем и создать практику, что это наказуемо.
6.8. Новости о различных случаях возникновения дилеммы тоже могут распространяться по всей компании, чтобы работники могли учиться и в других случаях принимать соответствующие решения.
7.1. Репутацию компании создают все работники, потому что каждому нужно принимать какие-то решения и каждый работник ассоциируется с компанией. У работников могут возникнуть этические противоречия, поэтому руководство компании и руководители структурных подразделений надзирают за применением Кодекса на практике, периодически проверяя его применимость, адекватность и эффективность на всех уровнях компании, по мере необходимости совершенствуя Кодекс.
7.2. Руководитель структурного подразделения после ежедневных наблюдений и обсуждения с работниками оценивает применимость и соблюдение Кодекса Этики.
7.3. О результатах проверки и выводах, если они не подтверждают применимость и соблюдение кодекса, руководитель структурного подразделения сообщает председателю правления или прямому начальнику (директору).
7.4. Руководителям разных уровней рекомендуется сохранять документацию о различных дилеммах, связанных с Кодексом, чтобы в будущем было легче принимать решения, ссылаясь на уже происходившие случаи.
